Vous débutez avec OneUp après avoir travaillé au préalable avec une autre solution comptable.  Ce guide vous fournira des conseils et astuces pour vous assister lors de  l’importation de vos écritures comptables dans OneUp, opération particulièrement utile si vous effectuez ce changement en cours d’année fiscale.

Structure du plan comptable

Afin de permettre l’importation des écritures comptables, la structure du plan comptable de votre solution antérieure doit correspondre à celle de OneUp. Pour ce, vous pouvez modifier votre plan comptable antérieur.  

Il vous faudra peut-être : 

  • Créer des comptes supplémentaires
  • Créer des familles de comptes supplémentaires
  • Modifier certains numéros de compte
  • Retirer des comptes superflus

Vous pourrez continuer une fois que la structure de votre plan comptable correspond à celle du plan comptable OneUp,. Vous avez aussi la possibilité d’importer votre plan comptable. Si vous rencontrez des difficultés merci de faire appel à l’un de nos experts.

Étape 1 : Récupération des écritures comptables de votre solution antérieure

Chaque solution comptable dispose d’une méthode propre de récupération des écritures comptables. Consultez le guide utilisateur de votre solution antérieure afin de récupérer vos données sous forme de tableau, par exemple au format CSV (valeurs séparées par des virgules).

Astuces :

Ne pas exporter les écritures prévisionnelles ou en mode brouillard

Les transactions importées seront considérées comme réelles. Vous ne devez donc pas importer les écritures prévisionnelles ou en mode brouillard depuis votre solution antérieure. Si vous ne pouvez pas faire autrement, il sera nécessaire de les retirer lors de l’étape 2.

Chaque ligne du tableau correspond à une partie de l’opération comptable

Le format d’exportation de vos écritures doit placer chaque partie sur une ligne différente.

Dans OneUp une écriture comptable sera créée à partir de deux ou plusieurs lignes du tableau. Dans l’exemple ci-dessous les deux premières lignes du tableau correspondent à la première écriture, la troisième et quatrième ligne à la deuxième écriture.

 

ID transaction Code journal Date Numéro de pièce Numéro de compte Libellé écriture
1 OD 12/1/2017 IMP-001 11100 Première écriture - débit
1 OD 12/1/2017 IMP-001 10100 Première écriture - crébit
2 OD 12/1/2017 IMP-002 11100 Seconde écriture - débit
2 OD 12/1/2017 IMP-003 10100 Seconde écriture - crébit

 

Informations nécessaires à l’exportation

  • Date de l’écriture comptable
  • Code journal correspondant à l’écriture comptable
  • Une ligne par ligne de crédit/de débit dans chaque écriture
  • ID transaction permettant de regrouper les lignes de crédit et de débit
  • Montants formatés: Un montant positif correspond au débit, un montant négatif (-) au crédit.
  • Montants en devise de base
  • Numéro de compte de chaque côté (débit/crédit) de l’écriture
  • Libellé de description de l’écriture comptable

Étape 2: Faire correspondre les titres des tableaux au format d’importation OneUp

A l’aide de Google Spreadsheets, Microsoft Excel ou un autre logiciel de tableur ouvrez le fichier téléchargé depuis votre solution antérieure.

La première ligne doit comporter des en-têtes afin de permettre à OneUp d’identifier le contenu. Chaque en-tête doit correspondre à une des valeurs ci-dessous.

ID transaction

Identificateur de l’écriture comptable. Celui-ci permet de grouper les lignes de débit et de crédit d’une écriture comptable pendant l’importation. Ce numéro ne sera pas conservé car OneUp génère de nouveaux ID transaction lors de l’importation afin de conserver le numéro de séquence déjà présents dans le système

Code journal

Un code court correspondant au journal dans lequel doit être enregistré l’écriture.

Date

Date de l’écriture comptable. Elle doit être la même pour chaque ligne de débit ou de crédit que comporte l’écriture comptable.

Numéro de pièce

Numéro de référence correspondant à l’objet de la transaction.

Numéro de Compte

Un numéro de compte valable issu du plan comptable. Celui-ci ne peut correspondre à une famille de comptes

Libellé écriture

Moins de  64 signes

Montant

En devise de base. Un montant positif correspond au débit, un montant négatif (-) au crédit. Le format numéraire ne doit pas comporter de symbole monétaire.

Lettrage

(option)

Une colonne facultative permettant d’indiquer la facture à laquelle correspond un règlement.


 

Étape 3 : Exporter le tableau vers un fichier CSV

OneUp accepte les fichiers en format CSV (valeurs séparées par des virgules). L’outil d’importation déterminera le délimiteur lors du téléchargement (virgule, point-virgule ou tabulation).


 

Étape 4 : Importation du fichier CSV

  • Sélectionnez le format de date qui correspond à votre fichier
  • Sélectionnez le fichier dans votre gestionnaire de fichiers
  • Cliquez sur le bouton “importer”

 

Résolution des problèmes : messages d’erreur

L’outil d’importation des écritures comptables OneUp effectue plusieurs vérifications afin d’assurer le bon déroulement de l’opération. L'import importe transactions par transactions, si une transaction au sein du fichier ne fonctionne pas, elle ne sera pas importée mais les autres oui. Il sera nécessaire dans ce cas de corriger l’erreur en question et de réinitialiser le transfert du fichier. Voici quelques messages d’erreur courants et leurs solutions potentielles.

Le fichier sélectionné doit être en format CSV

Le nom du fichier ne se termine pas par .csv. L’outil d’importation ne le prend pas en compte.

  • Solution : vérifiez que le fichier que vous souhaitez importer soit bien en format .csv. S’il s’agit bien d’un fichier CSV mais sans l’extension .csv, ajoutez-la.  

En-tête erroné ou Pas d’en-tête

Les en-têtes cités dans le message d’erreur n’ont pas été retrouvés dans le fichier importé.

  • Solution : vérifiez que votre fichier soit bien paramétré.

Journal comptable non trouvé

Les données renseignées à la ligne xxx pour la colonne “Code Journal” n’existent pas dans OneUp.

  • Solution : vérifiez les journaux correspondant au compte OneUp et les cas échéant créez ceux qui manquent. Vous pouvez vérifier vos journaux dans https://app.oneup.com/#journal/list .

Compte comptable non trouvé

Le compte correspondant à la ligne en question n’a pas été retrouvé dans le plan comptable.

  • Solution : assurez-vous que votre plan comptable corresponde bien à votre solution antérieure. Créez des comptes ou modifiez les numéros de compte jusqu’à ce que vous ne recevez plus de message d’erreur. Vous pouvez voir votre plan comptable à https://app.oneup.com/#accounting/search .

Numéro du compte comptable incorrect

Le numéro de compte correspondant à une ligne et colonne donnée n’a pu être lu.

  • Solution : vérifiez que le numéro de compte ne contienne pas de caractères spéciaux.  

Numéro du compte comptable non initialisé

Chaque ligne du fichier importé doit comporter un numéro de compte. La colonne ne contient pas de numéro de compte.

  • Solution : assurez-vous que chaque ligne de votre fichier comporte une valeur dans la colonne “compte”.

Erreur sur le format de nombre 

La valeur de la colonne “Montant” n’est pas un numéro reconnu.

  • Solution : ne pas utiliser de symboles monétaires. Assurez vous que le montant soit formaté ainsi : “1,234.56” (mode américain) ou “1 234,56” (mode français).

Erreur sur le format de la date

La date de la ligne xxx ne correspond pas au format sélectionné dans l’outil d’importation.

  • Solution : Assurez-vous d’avoir sélectionné le format de date correct dans l’outil d’importation. Si c’est le cas, vérifiez que les valeurs comprises dans le fichier CSV soient correctes. Certains logiciels de tableur manipulent les formats de date lors de l’exportation du fichier CSV. Vérifiez la colonne “Date” dans votre logiciel.

Journaux différents au sein d'une transaction

L’ID transaction dans le fichier source correspond à plusieurs journaux comptables.

  • Solution : Une opération comptable doit correspondre à un seul journal. Vérifiez l’opération en question afin de vérifier que le même journal est spécifié dans chaque partie.

Dates différentes au sein d'une transaction

L'ID transaction dans le fichier source correspond à plusieurs dates.

  • Solution : Une opération comptable doit correspondre à une même date. Vérifiez l’ID afin de vous assurer que la même date est spécifiée. Toutes les dates doivent correspondre au format sélectionné dans l’outil d’importation.

Les écritures ne sont pas équilibrées

Les débits et crédits d’une écriture comptable ne sont pas équilibrés.

  • Solution : vérifiez les valeurs de l’opération dans la colonne Montant. La somme de ces valeurs doit être égale à 0.00. 

Une erreur est survenue lors de l’importation. Colonne 0

Vous avez téléchargé un fichier non reconnu par OneUp. Il ne faut pas transférer de fichier au format XLS (Excel).

  • Il est nécessaire d’enregistrer votre fichier au format .CSV (valeurs séparées par des virgules). Si le fichier en question est bien au format CSV,  celui-ci est peut-être tronqué ou comporte des erreurs tels que des caractères manquants.

ACCÉDER À L’OUTIL D’IMPORTATION

Il n’est pas possible d’accéder à l’outil d’importation depuis votre compte OneUp. Pour commencer votre importation suivez ce lien

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