La fonctionnalité Dépenses de OneUp fait partie des plus utilisées de l’application. Elle permet à la fois d’ajouter les justificatifs de vos transactions quotidiennes au comptant, de saisir des factures à régler sous quelques semaines dans le menu « Factures fournisseur » et de synchroniser vos transactions bancaires.
Nous avons identifié et apporté quelques améliorations à cette fonctionnalité importante. Jetons un coup d’oeil au résultat !

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Suivi des justificatifs avec l’intelligence artificielle

Beaucoup d’utilisateurs utilisent la fonctionnalité Dépenses pour enregistrer leurs transactions quotidiennes au comptant. Nous savons tous comment ça marche : vous invitez un client à déjeuner, ou bien vous achetez quelque chose pour la société, et vous réglez en comptant. Vous devez bien entendu conserver le justificatif. Nous avons donc intégré les dernières avancées technologiques en matière d’OCR, d’intelligence artificielle et de machine learning pour réduire les besoins en saisie manuelle. Une fois l’image de votre justificatif ajoutée à OneUp, sa technologie de vision artificielle en tirera le plus d’informations possible. Des données tels que le montant, devise, date ou encore le taux de TVA seront renseignées automatiquement !

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Pour ajouter votre justificatif, déposez-le dans la liste de dépenses 

Glissez-déposez tout simplement une image de votre justificatif dans la liste Dépenses et OneUp se chargera du reste. Vous pouvez aussi ouvrir OneUp avec votre appareil mobile et prendre une photo. Confirmez les informations pré-remplies en jaune et ajoutez plus de données si besoin. Le suivi de vos justificatifs n’a jamais été aussi simple !

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Les informations détectées par OneUp sont en jaune

Suivi des factures fournisseurs

Vous pouvez tout aussi facilement effectuer le suivi de vos factures fournisseurs grâce à la fonctionnalité Dépenses. Saisissez votre facture fournisseur puis Ajoutez le PDF à OneUp pour garder la trace de votre facture. Assurez- vous d’avoir renseigné l’échéance de paiement OneUp vous informera lorsque vous vous rapprochez de la date limite.

Une comptabilité facilitée grâce aux Catégories

La plupart des sociétés utilisant OneUp récupèrent leurs transactions grâce à la synchronisation avec leur banque. Pour bien des entreprises, plus de la moitié de ces transactions correspondent à des frais de société. Notre taux d’automatisation de 90% vous libère de la gestion de la comptabilité correspondant à la plupart de ces transactions. Mais dès le moment où vous avez affaire à une transaction jamais vue auparavant, il devient nécessaire de décider comment la comptabiliser directement à partir du plan comptable.

 

C’est pourquoi nous avons créé la fonctionnalité Catégories. Dorénavant, il ne sera plus nécessaire de travailler directement avec le plan comptable. Nous avons intégré plus de 100 catégories utiles qui vous aideront à saisir vos dépenses et vous préparer à la période fiscale.

 

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Le sélecteur de catégories de la fonctionnalité Dépenses

 

Si les catégories proposées ne suffisent pas, vous avez la possibilité de créer des catégories personnalisées et les comptabiliser comme que vous le souhaitez. Vous désirez ajouter plusieurs catégories ? Il est possible d’ajouter les catégories depuis votre solution antérieure à votre compte OneUp. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.

 

L’écran Dépenses : une toute nouvelle expérience

L’écran Dépenses a été l’objet d’un important remaniement afin de le rendre plus rapide et facile à comprendre. Vous trouverez plus d’informations au sujet des évolutions ci-dessous.

 

Le champ « Type de dépense » s’appelle désormais « Catégorie » et remplace le champ « Compte de dépense »

Lors de l’ajout des Catégories à la fonctionnalité Dépenses nous avons effectué deux modifications : la fusion du sélecteur « Type de dépense » et le champ « Compte de dépense ». Ceux-ci ont été remplacés par le sélecteur de catégorie.

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Employez « Catégorie » au lieu de « Type de dépense » et « Compte de dépense »

L’un des aspects les plus difficiles de la saisie des dépenses est leur catégorisation. Voici donc les nouvelles catégories OneUp :

 

Sélecteur « Payé à » fusionné et facultatif 

Il était ennuyeux de devoir spécifier systématiquement si la personne ou entreprise destinataire d’un règlement était un client, fournisseur, employé ou banque. Nous avons donc conçu une nouvelle manière de désigner ce destinataire.

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Il est désormais possible de sélectionner un fournisseur, client ou employé lorsque l’on renseigne un destinataire

Le sélecteur combiné « Payé à » vous permet de renseigner un type de destinataire et d’effectuer une recherche dans l’intégralité de votre compte. Vous avez aussi la possibilité de laisser ce champ vide si l’information en question n’est pas requise, dans le cas par exemple d’un destinataire ponctuel.

 

Vous avez toujours la possibilité de créer directement de nouveaux Fournisseurs ou Clients à partir du sélecteur « Payé à ».

 

Retrait du sélecteur Dépense simple/multi-lignes

Le fait de devoir choisir entre une dépense « simple » ou « multi-ligne » représentait un concept parfois difficile à saisir pour les nouveaux utilisateurs - et parfois pour les habitués.

 

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Pour créer une dépense multi-ligne, ajoutez une ligne

 

So we decided to eliminate that confusing option. Any new expense comes with one line and you can add as many additional lines as you see fit.

 

Amélioration de la présentation des champs TVA

(Cette modification concerne uniquement les individus/entreprises assujetties à la TVA)

Cette évolution ne vous concerne pas si votre entreprise ne perçoit ni ne verse la TVA. Certaines modifications ont été effectuées au niveau de la présentation des champs TVA afin de les rendre plus compréhensibles.

 

 

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Comparaison de l’ordre précédent et actuel

 

Vous avez toujours la possibilité de renseigner un montant HT ou avec TVA, mais cette opération s’effectue désormais de manière plus logique : après avoir tapé le montant HT, sélectionnez le taux avant de visionner le montant avec TVA. Vous avez par la même occasion la possibilité de taper le montant avec TVA.

 

Notes

Dans la mesure où il n’y a plus de distinction entre les dépenses « simples » et « multi-lignes » nous avons retiré le champ global « Notes » et préservé le champ uniquement dans les lignes de dépense.

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La colonne « Notes » dans le formulaire Dépenses

 

Les notes correspondant à vos dépenses « simples » antérieures ont été déplacées vers la première ligne de dépense.

 

« Client » et « Projet » dans les lignes de dépense

Il existait auparavant des champs « Client » et « Projet » dans les lignes de dépense multi-lignes. Ces champs étant très peu utilisés , nous les avons retirés afin de simplifier la présentation.

 

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Les champs « Client » et « Projet » sont retirés des lignes de dépense

 

Tout texte inscrit dans ces champs a été déplacé vers la section Notes de la ligne de dépense. Nous vous conseillons d’utiliser le champ Notes dorénavant pour inscrire des informations au sujet du projet et du client dans les lignes de dépense.

 

La banque Débit différé n’existe plus

Saviez-vous qu’en sélectionnant la banque « Débit différé » vous indiquiez que la dépense n’avait pas encore été réglée ?

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L’option « Débit différé » sur l’ancien formulaire

 

Lors de nos entretiens, nous nous sommes rendus compte que ce principe n’était pas bien compris en général. Nous avons donc ajouté un sélecteur Impayée/Payé (comme celui qui figure sur les factures) vous permettant d’indiquer de manière claire si la dépense a été payée, ou si le règlement sera effectué plus tard.

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Le nouveau sélecteur Impayée/Payée et sélecteur de banque

 

En conséquence, la « Date prévue » est désormais « Date de paiement ». OneUp vous demandera la banque et le numéro chèque que lors du règlement.

Liste de dépenses : légère modification

Les dépenses étant désormais organisées par catégorie et non compte de Dépenses, nous affichons désormais la catégorie dans la liste de dépenses. Nous avons par la même occasion apporté quelques modifications afin d’améliorer la présentation lorsque vous utilisez OneUp sur un ordinateur portable ou de bureau.

Des fonctionnalités plus avancées avec le mode Expert-comptable

Les textes ci-dessus se réfèrent au mode « facile » proposé par défaut, lequel convient parfaitement à la plupart des utilisateurs de OneUp. Toutefois, certains utilisateurs, tels que les experts-comptables, préfèrent mettre la main à la pâte et travailler de près avec la comptabilité à partir de la fonctionnalité Dépenses.

 

Nous proposons donc un mode « Expert-comptable », lequel apporte des fonctionnalités supplémentaires :

  • Affichage systématiquement du numéro de compte (plan comptable) associé aux Catégories
  • Affichage des numéros de compte et non des noms de catégorie dans la liste de dépenses.

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Les numéros de compte sont visibles lorsque le mode Expert-comptable est activé

 

Lorsque le mode Expert-comptable est activé il est possible de créer de nouvelles catégories directement à partir du plan comptable et non des noms de catégorie depuis la liste de dépenses.

Création de catégorie en mode Expert-comptable

 

Si votre rôle utilisateur était « Comptable », le mode Expert-comptable est activé par défaut. Si votre rôle utilisateur est autre que « Comptable » et vous souhaitez toutefois activer le mode avancé cela est possible à partir du menu Préférences utilisateur - Interface.

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Activation du mode Expert-comptable dans les Préférences utilisateur

Plus d’informations au sujet des catégories OneUp

Les nouvelles Catégories OneUp représentent un aspect majeur des modifications apportées à la fonctionnalité Dépenses. Nous souhaitons donc apporter quelques informations supplémentaires à ce sujet.

 

Modification des catégories

OneUp est fourni avec plus d’une centaine de catégories correspondant aux besoins les plus courants des entreprises. Si celles-ci ne vous suffisent pas, vous avez la possibilité de les modifier.

 

Il est possible de modifier les catégories à la fois à partir du formulaire Dépenses et du menu Comptabilité.

Accès à la fonctionnalité Ajouter/Éditer Catégories depuis une Dépense donnée 

 

Accès depuis le menu Comptabilité > ⚙ 

 

Voici l’éditeur de catégories

Ajout d’une sous-catégorie personnalisée à la catégorie « Autres services »

Ici, vous avez la possibilité de :

  • Renommer les catégories de dépenses existantes et les familles de catégorie
  • Changer le compte associé aux catégories de dépense existantes ou les familles de catégorie
  • Ajouter des catégories personnalisées au sein des familles de catégorie

 

Vous ne pouvez pas :

  • Supprimer des catégories de dépenses existantes ou les familles de catégorie
  • Créer de nouvelles familles de catégorie

 

Ajout de catégories personnalisées

Avez-vous beaucoup de modifications à apporter aux catégories ? Vous avez la possibilité de télécharger un modèle des catégories existantes et d’y apporter autant de modifications que vous le souhaitez.

Modification du modèle par défaut dans un logiciel tableur

 

Vos modifications seront apportées dès le moment où vous téléchargez à nouveau votre fichier. Aucune modification ne sera apportée à la comptabilité des dépenses déjà effectuées si vous réaffectez une catégorie à un nouveau compte.

 

Importation du fichier à partir de Catégories
(Accessible depuis le menu Comptabilité > ⚙)

Retours et avis

Nous avons travaillé de près avec de nombreux utilisateurs assidus de OneUp afin d’apporter les modifications détaillées ci-dessus, tout en étant conscients qu’une évolution donnée peut être positive pour un individu ou entreprise et moins pour un autre.

Si vous avez des retours à nous apporter au sujet de ces évolutions, n’hésitez pas à contacter le service de support OneUp (support@oneup.com) ou votre représentant expert-comptable. Nous serions heureux d’avoir vos retours.

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