La fonctionnalité Dépenses de OneUp fait partie des plus utilisées de l’application. Elle permet à la fois d’ajouter les justificatifs de vos transactions quotidiennes au comptant, de saisir des factures à régler sous quelques semaines dans le menu « Factures fournisseur » et de synchroniser vos transactions bancaires.
Nous avons identifié et apporté quelques améliorations à cette fonctionnalité importante. Jetons un coup d’oeil au résultat !

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Suivi des justificatifs avec l’intelligence artificielle

Beaucoup d’utilisateurs utilisent la fonctionnalité Dépenses pour enregistrer leurs transactions quotidiennes au comptant. Nous savons tous comment ça marche : vous invitez un client à déjeuner, ou bien vous achetez quelque chose pour la société, et vous réglez en comptant. Vous devez bien entendu conserver le justificatif. Nous avons donc intégré les dernières avancées technologiques en matière d’OCR, d’intelligence artificielle et de machine learning pour réduire les besoins en saisie manuelle. Une fois l’image de votre justificatif ajoutée à OneUp, sa technologie de vision artificielle en tirera le plus d’informations possible. Des données tels que le montant, devise, date ou encore le taux de TVA seront renseignées automatiquement !

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Pour ajouter votre justificatif, déposez-le dans la liste de dépenses 

Glissez-déposez tout simplement une image de votre justificatif dans la liste Dépenses et OneUp se chargera du reste. Vous pouvez aussi ouvrir OneUp avec votre appareil mobile et prendre une photo. Confirmez les informations pré-remplies en jaune et ajoutez plus de données si besoin. Le suivi de vos justificatifs n’a jamais été aussi simple !

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Les informations détectées par OneUp sont en jaune

Suivi des factures fournisseurs

Vous pouvez tout aussi facilement effectuer le suivi de vos factures fournisseurs grâce à la fonctionnalité Dépenses. Saisissez votre facture fournisseur puis Ajoutez le PDF à OneUp pour garder la trace de votre facture. Assurez- vous d’avoir renseigné l’échéance de paiement OneUp vous informera lorsque vous vous rapprochez de la date limite.

 

 

L’écran Dépenses : une toute nouvelle expérience

L’écran Dépenses a été l’objet d’un important remaniement afin de le rendre plus rapide et facile à comprendre. Vous trouverez plus d’informations au sujet des évolutions ci-dessous.

 

Le champ « Type de dépense » s’appelle désormais « Catégorie » et remplace le champ « Compte de dépense »

L’un des aspects les plus difficiles de la saisie des dépenses est leur catégorisation. Voici donc les nouvelles catégories OneUp.

Lors de l’ajout des Catégories à la fonctionnalité Dépenses nous avons effectué deux modifications : la fusion du sélecteur « Type de dépense » et le champ « Compte de dépense ». Ceux-ci ont été remplacés par le sélecteur de catégorie.

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Employez « Catégorie » au lieu de « Type de dépense » et « Compte de dépense »

Pour en savoir plus, découvrez notre Guide des catégories

 

Sélecteur « Payé à » fusionné et facultatif 

Il était ennuyeux de devoir spécifier systématiquement si la personne ou entreprise destinataire d’un règlement était un client, fournisseur, employé ou banque. Nous avons donc conçu une nouvelle manière de désigner ce destinataire.

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Il est désormais possible de sélectionner un fournisseur, client ou employé lorsque l’on renseigne un destinataire

Le sélecteur combiné « Payé à » vous permet de renseigner un type de destinataire et d’effectuer une recherche dans l’intégralité de votre compte. Vous avez aussi la possibilité de laisser ce champ vide si l’information en question n’est pas requise, dans le cas par exemple d’un destinataire ponctuel.

 

Vous avez toujours la possibilité de créer directement de nouveaux Fournisseurs ou Clients à partir du sélecteur « Payé à ».

 

Retrait du sélecteur Dépense simple/multi-lignes

Le fait de devoir choisir entre une dépense « simple » ou « multi-ligne » représentait un concept parfois difficile à saisir pour les nouveaux utilisateurs - et parfois pour les habitués.

 

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Pour créer une dépense multi-ligne, ajoutez une ligne

 

So we decided to eliminate that confusing option. Any new expense comes with one line and you can add as many additional lines as you see fit.

 

Amélioration de la présentation des champs TVA

(Cette modification concerne uniquement les individus/entreprises assujetties à la TVA)

Cette évolution ne vous concerne pas si votre entreprise ne perçoit ni ne verse la TVA. Certaines modifications ont été effectuées au niveau de la présentation des champs TVA afin de les rendre plus compréhensibles.

 

 

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Comparaison de l’ordre précédent et actuel

 

Vous avez toujours la possibilité de renseigner un montant HT ou avec TVA, mais cette opération s’effectue désormais de manière plus logique : après avoir tapé le montant HT, sélectionnez le taux avant de visionner le montant avec TVA. Vous avez par la même occasion la possibilité de taper le montant avec TVA.

 

Notes

Dans la mesure où il n’y a plus de distinction entre les dépenses « simples » et « multi-lignes » nous avons retiré le champ global « Notes » et préservé le champ uniquement dans les lignes de dépense.

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La colonne « Notes » dans le formulaire Dépenses

 

Les notes correspondant à vos dépenses « simples » antérieures ont été déplacées vers la première ligne de dépense.

 

« Client » et « Projet » dans les lignes de dépense

Il existait auparavant des champs « Client » et « Projet » dans les lignes de dépense multi-lignes. Ces champs étant très peu utilisés , nous les avons retirés afin de simplifier la présentation.

 

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Les champs « Client » et « Projet » sont retirés des lignes de dépense

 

Tout texte inscrit dans ces champs a été déplacé vers la section Notes de la ligne de dépense. Nous vous conseillons d’utiliser le champ Notes dorénavant pour inscrire des informations au sujet du projet et du client dans les lignes de dépense.

 

La banque Débit différé n’existe plus

Saviez-vous qu’en sélectionnant la banque « Débit différé » vous indiquiez que la dépense n’avait pas encore été réglée ?

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L’option « Débit différé » sur l’ancien formulaire

 

Lors de nos entretiens, nous nous sommes rendus compte que ce principe n’était pas bien compris en général. Nous avons donc ajouté un sélecteur Impayée/Payé (comme celui qui figure sur les factures) vous permettant d’indiquer de manière claire si la dépense a été payée, ou si le règlement sera effectué plus tard.

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Le nouveau sélecteur Impayée/Payée et sélecteur de banque

 

En conséquence, la « Date prévue » est désormais « Date de paiement ». OneUp vous demandera la banque et le numéro chèque que lors du règlement.

Liste de dépenses : légère modification

Les dépenses étant désormais organisées par catégorie et non compte de Dépenses, nous affichons désormais la catégorie dans la liste de dépenses. Nous avons par la même occasion apporté quelques modifications afin d’améliorer la présentation lorsque vous utilisez OneUp sur un ordinateur portable ou de bureau.

 

Retours et avis

Nous avons travaillé de près avec de nombreux utilisateurs assidus de OneUp afin d’apporter les modifications détaillées ci-dessus, tout en étant conscients qu’une évolution donnée peut être positive pour un individu ou entreprise et moins pour un autre.

Si vous avez des retours à nous apporter au sujet de ces évolutions, n’hésitez pas à contacter le service de support OneUp (support@oneup.com) ou votre représentant expert-comptable. Nous serions heureux d’avoir vos retours.

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