Importation du plan comptable dans OneUp

Les nouveaux comptes OneUp comprennent systématiquement un plan comptable opérationnel. Les clients qui migrent depuis d’autres solutions comptables peuvent toutefois préférer leur plan comptable existant, surtout s’ils ont l’intention d’importer des transactions comptables.

Il est bien entendu possible d’apporter des modifications à chaque compte  individuellement (modifier les chiffres, le déplacer d’une famille  à une autre, voire le renommer) mais ceci devient rapidement contraignant lorsque l’utilisateur dispose d’un nombre élevé de comptes. Nous vous recommandons dans ce cas l’importation du plan comptable.  

Attention : l’importation du plan comptable est une opération importante avec de potentielles conséquences négatives. Elle ne peut pas être annulée. Nous vous recommandons donc de l'effectuer en présence d’un expert-comptable ou expert OneUp afin d’éviter toute modification non désirée au niveau de votre compte.

Format d'import

Le format pris en charge par l’outil d’importation du plan comptable est très simple :

Numero	Libelle
6156001	Service de nettoyage

Téléchargez le plan comptable depuis votre solution antérieure et préparez un fichier en format CSV (séparateur : point-virgule)  comportant ces deux colonnes.

OPTIONS D’IMPORTATION

Longueur du numéro de compte

Cette option permet de paramétrer la longueur du numéro de compte. Tout d’abord, déterminez la convention de numérotation que vous utiliserez.  Il existe deux conventions de numérotation principales : numérotation hiérarchique et numérotation basique.

Qu’est ce que la numérotation hiérarchique ?

Cette forme de numérotation est spécifique à la France, la Belgique, l’Espagne et la plupart des pays francophones. Les numéros correspondant aux familles de comptes supérieures sont en général très courts (comportant souvent un unique chiffre - voir exemple ci-dessous). Les numéros de comptes appartenant aux sous-familles comportent de plus en plus de chiffres. Les numéros de comptes du niveau inférieur sont les plus longs.

4 - COMPTES DE TIERS

        40 - FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

                401 - Fournisseurs

                        40100 - Fournisseurs Divers

En numérotation hiérarchique il serait nécessaire de sélectionner ici une longueur de 7 chiffres correspondant aux comptes du niveau inférieur

 

Qu’est ce que la numérotation basique ?

La numérotation standard est couramment utilisée au Royaume-Uni, aux Etats-Unis et dans d’autres pays qui emploient des systèmes comptables basés sur les GAAP (Generally accepted accounting principles). Dans un système de numérotation standard la plupart des numéros de compte sont d’une longueur identique, y compris les familles de comptes (comptes de niveau supérieur) et les comptes réels (de niveau inférieur).

Il est toutefois possible d’ajouter des comptes supplémentaires avec des numéros de compte rallongé si votre plan comptable dépasse le volume initialement prévu.

Exemple : vous avez une famille  de comptes “Widgets 61100” et une famille “Services 61110”. Vous créez des sous-comptes 61101-61109 pour “Widgets” et ne pouvez aller au-delà. Il est possible de créer les comptes 611010, 611011 et 611012, sous-comptes de la famille 61100.

70000 - COMPTES DE PRODUITS 

        70100 - Produits finis divers 

        70110 - Produits finis (ou groupe) A

        70410 - Travaux de catégorie (ou activité) A

        76500 - Escomptes obtenus 

Exemple : en numérotation standard il serait nécessaire ici de sélectionner une longueur de 5 chiffres correspondant à la longueur des numéros des comptes du niveau supérieur du plan comptable.

OPTION “NETTOYER PLAN COMPTABLE”

Vous avez bien entendu la possibilité d’ajouter des comptes au plan comptable préexistant, mais si vous désirez recommencer à zéro, il existe l’option “Nettoyer Plan Comptable”.  

“Nettoyer Plan Comptable” désactivé

Lorsque vous désirez ajouter des comptes supplémentaires au plan comptable actuel (comptes dépenses...) il ne faut pas le modifier. L’option Nettoyer Plan Comptable doit être désactivée (mode par défaut) pendant l’importation.

“Nettoyer Plan Comptable” activé

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau plan comptable et retirer le plan comptable préexistant durant l’importation, activiez l’option Nettoyer Plan Comptable (section avancée).

Qu’est ce qui peut empêcher le nettoyage du plan comptable ?

• Le compte est référencé dans une transaction comptable préexistante
• Le compte est un “compte noyau” employé par les règles commerciales OneUp
• Le compte est lié à un client, fournisseur, produit ou banque...
• Le compte a un ou plusieurs sous-comptes
• Le compte est présent dans le fichier téléchargé

IMPORTATION DU FICHIER

Le numéro de compte dans le fichier permet de comparer celui-ci au Plan comptable préexistant et de déterminer où il doit être ajouté dans la liste. Les éléments suivants concernant le traitement du fichier doivent être pris en compte :

Longueur du numéro de compte

Les numéros de compte présents dans le fichier doivent être égaux ou plus longs que la longueur sélectionnée.

Données erronées

Les lignes comportant un format ou des données erronés (format de numéro de compte non-numéraire, pas d’intitulé…) ne seront pas prises en compte.

Numéros de compte préexistant

Lorsque le numéro de compte est identique à un compte préexistant, ce dernier sera écrasé. Lorsque la numérotation est hiérarchique, il est possible de renommer les familles de comptes que lorsque les numéros correspondant à ces dernières sont de la même longueur que la  longueur sélectionnée.

Lorsqu’un compte préexistant n’est pas présent dans le fichier téléchargé, il ne sera pas effacé si l’option Nettoyer Plan Comptable n’est pas activée.

Les numéros de compte doivent être uniques

Lorsque l’importateur est confronté à une ou plusieures lignes ayant un numéro de compte identique, il prendra en compte seulement la dernière.

Compte parent de niveau supérieur

Lorsqu’un compte ne correspond à aucun compte parent de niveau supérieur, celui-ci sera écarté.

Exemple : un utilisateur souhaite importer le compte n° 9000000 vers un compte français, sans qu’il existe un compte parent  n°9.

Longueur du numéro de compte

Quand cela est possible les numéros de compte existants seront raccourcis afin de correspondre à la longueur sélectionnée quand cela est possible.

Position dans le Plan comptable

Si le numéro de compte n’est pas présent dans le plan comptable préexistant, OneUp tentera d’identifier un compte parent approprié (voir règles ci-dessous).

POSITIONNEMENT DES COMPTES

Compte Standard

Lors du chargement d’un fichier, le numéro de compte permet à OneUp de positionner le compte dans le Plan comptable. Pour ce, il identifie la famille de comptes ayant des chiffres en commun au début du numéro.

Exemple : dans un Plan comptable préexistant

50000 - Cost of Sales

        51000 - Product Cost

        51001 - Product Cost - Items

        51002 - Product Cost - Services

57000 - Expenses

        57500 - Freight

Example n°1 - Importation du compte n° 50010

Le compte parent du n° 50010 est le n°50000 Cost of Sales car les deux comptes partagent le chiffre 5

Example 2 - Importation du compte n° 51001

Le compte parent du n°51001 est le n°51000 - Product Cost parce que les chiffres 5 et ’ correspondent à la famille de comptes.

Example 3 - Importation du compte n° 52001

Le compte parent du n°52001 est le compte n°50000- Cost of Sales, puisqu’il correspond au 5. Il n’existe pas de famille de comptes 52000, 50000 est donc la famille de comptes la plus proche.

Comptes auxiliaires

Certains Plans comptables effectuent un suivi des clients et des fournisseurs grâce à des comptes auxiliaires dépendant d’un compte collectif.

Exemple : un utilisateur souhaite importer le fournisseur FOU-015. Ce fournisseur dépend du compte collectif n°4110000.

La plupart des solutions comptable importeraient le plan comptable avec le numéro FOU-015 pour ce compte auxiliaire. Mais pour que celui-ci soit bien positionné dans le plan comptable, le compte collectif (ici, le 4110000) doit être mentionné dans la colonne chiffres.

Afin de permettre l’importation du compte auxiliaire, le numéro doit correspondre à [numéro de compte collectif] [numéro auxiliaire] -> ‘4110000 FOU-015’

ACCÉDER À L’OUTIL IMPORTATION

Il n’est pas possible d’accéder à l’outil d’importation depuis votre compte OneUp. Pour commencer  votre importation, suivez ce lien. Merci de faire preuve de prudence.