Une comptabilité facilitée grâce aux Catégories

La plupart des sociétés utilisant OneUp récupèrent leurs transactions grâce à la synchronisation avec leur banque. Pour bien des entreprises, plus de la moitié de ces transactions correspondent à des frais de société. Notre taux d’automatisation de 90% vous libère de la gestion de la comptabilité correspondant à la plupart de ces transactions. Mais dès le moment où vous avez affaire à une transaction jamais vue auparavant, il devient nécessaire de décider comment la comptabiliser directement à partir du plan comptable.

 

C’est pourquoi nous avons créé la fonctionnalité Catégories. Dorénavant, il ne sera plus nécessaire de travailler directement avec le plan comptable. Nous avons intégré plus de 100 catégories utiles qui vous aideront à saisir vos dépenses et vous préparer à la période fiscale.

 

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Le sélecteur de catégories de la fonctionnalité Dépenses

 

Si les catégories proposées ne suffisent pas, vous avez la possibilité de créer des catégories personnalisées et les comptabiliser comme que vous le souhaitez. Vous désirez ajouter plusieurs catégories ? Il est possible d’ajouter les catégories depuis votre solution antérieure à votre compte OneUp. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.

Des fonctionnalités plus avancées avec le mode Expert-comptable

Les textes ci-dessus se réfèrent au mode « facile » proposé par défaut, lequel convient parfaitement à la plupart des utilisateurs de OneUp. Toutefois, certains utilisateurs, tels que les experts-comptables, préfèrent mettre la main à la pâte et travailler de près avec la comptabilité à partir de la fonctionnalité Dépenses.

 

Nous proposons donc un mode « Expert-comptable », lequel apporte des fonctionnalités supplémentaires :

  • Affichage systématiquement du numéro de compte (plan comptable) associé aux Catégories
  • Affichage des numéros de compte et non des noms de catégorie dans la liste de dépenses.

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Les numéros de compte sont visibles lorsque le mode Expert-comptable est activé

 

Lorsque le mode Expert-comptable est activé il est possible de créer de nouvelles catégories directement à partir du plan comptable et non des noms de catégorie depuis la liste de dépenses.

Création de catégorie en mode Expert-comptable

 

Si votre rôle utilisateur était « Comptable », le mode Expert-comptable est activé par défaut. Si votre rôle utilisateur est autre que « Comptable » et vous souhaitez toutefois activer le mode avancé cela est possible à partir du menu Préférences utilisateur - Interface.

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Activation du mode Expert-comptable dans les Préférences utilisateur

Plus d’informations au sujet des catégories OneUp

Les nouvelles Catégories OneUp représentent un aspect majeur des modifications apportées à la fonctionnalité Dépenses. Nous souhaitons donc apporter quelques informations supplémentaires à ce sujet.

 

Modification des catégories

OneUp est fourni avec plus d’une centaine de catégories correspondant aux besoins les plus courants des entreprises. Si celles-ci ne vous suffisent pas, vous avez la possibilité de les modifier.

 

Il est possible de modifier les catégories à la fois à partir du formulaire Dépenses et du menu Comptabilité.

Accès à la fonctionnalité Ajouter/Éditer Catégories depuis une Dépense donnée 

 

Accès depuis le menu Comptabilité > ⚙ 

 

Voici l’éditeur de catégories

Ajout d’une sous-catégorie personnalisée à la catégorie « Autres services »

Ici, vous avez la possibilité de :

  • Renommer les catégories de dépenses existantes et les familles de catégorie
  • Changer le compte associé aux catégories de dépense existantes ou les familles de catégorie
  • Ajouter des catégories personnalisées au sein des familles de catégorie

 

Vous ne pouvez pas :

  • Supprimer des catégories de dépenses existantes ou les familles de catégorie
  • Créer de nouvelles familles de catégorie

 

Ajout de catégories personnalisées

Avez-vous beaucoup de modifications à apporter aux catégories ? Vous avez la possibilité de télécharger un modèle des catégories existantes et d’y apporter autant de modifications que vous le souhaitez.

Modification du modèle par défaut dans un logiciel tableur

 

Vos modifications seront apportées dès le moment où vous téléchargez à nouveau votre fichier. Aucune modification ne sera apportée à la comptabilité des dépenses déjà effectuées si vous réaffectez une catégorie à un nouveau compte.

 

Importation du fichier à partir de Catégories
(Accessible depuis le menu Comptabilité > ⚙)

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