Ventes avec Stock

Devis

Les devis sont des documents de proposition de ventes que vous envoyez à vos Prospects ou Clients.

  • Vous pouvez créer un devis à partir d'une opportunité existante: ouvrez Opportunité et cliquez sur "Oui" à côté de "Convertir en devis".
  • Vous pouvez également créer un devis directement avec Devis.

Bon de commande

Les commandes constituent une étape de validation lorsque vos Prospects ou Clients vous confirment leur accord.

  • Utilisez Nouveau Bon de Commande ou bien créez une commande avec un devis déjà existant en le convertissant.
  • Un prospect est automatiquement convertit en un client quand un bon de commande est créé.

Bon de préparation et Bon de livraison

Pour préparer une commande, convertir la commande en bon de préparation ou convertir la commande en bon de livraison

Facture

La facture est le document financier utilisé lors de la vente à vos clients. La comptabilité est générée automatiquement lors de la facturation..

  • Créer votre facture en convertissant un bon de livraison en facture ou un devis en facture ou encore une commande en facture.
  • Vous pouvez également utiliser Nouvelle Facture pour créer directement une facture. A partir du moment où elle contient des produits gérés en stocks, les mouvements de stocks seront automatiquement générés.

Recevoir le paiement

Vous pouvez recevoir le paiement directement dans la facture, ou vous pouvez utiliser Recevoir Paiement Client.

 

LA CONVERSION DE DOCUMENTS - PROCEDE COMPLET

Pour convertir une opportunité en devis

Changez le statut en "Gagnée", allez à Convertir en devis et cochez OUI. Votre devis sera automatiquement crée.

Pour convertir un devis en bon de commande

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Ventes - Devis - bouton [︙] - Convertir Devis en Commandes

ou cliquez tout simplement sur Commander :

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Pour convertir une commande en bon de préparation 

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 Ventes - Plus - Commandes Clients - bouton [︙] - Convertir commandes en bons de préparation

 

Pour convertir un bon de préparation en bon de livraison 

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Stocks - Plus - Bons de préparation - Convertir bons de préparation en bons de livraison

Si vous ne travaillez pas avec des bons de préparation :

Convertir une commande en bon de livraison

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Ventes - Commandes Client -  bouton [︙] - Convertir Commandes en Bons de Livraison

ou cliquez tout simplement sur Livrer

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Pour convertir un bon de livraison en facture 

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Stocks - Bons de Livraison - bouton [︙] - Convertir Bons de Livraison en Facture

ou facturez en un clic :

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Comment ajouter des frais de port ?

Vous pouvez soit créer un service “Port”, soit utiliser un produit sans suivi. Pour créer un produit ou service, aller dans Ventes - Plus - Produits et Services - Nouveau Produit ou Service.  

Cochez “non” à l’option Gestion des stocks, ce qui permettra de désactiver le suivi des stocks. Vous pouvez par la même occasion utiliser les produits sans suivi lors du processus d’achat. Vous verrez ainsi les revenus de la vente et le coût d’achat lié aux frais de port.

Ces deux options vous permettent d’ajouter facilement les frais de port à vos lignes de vente et ainsi de les facturer.

 

Comment créer un nouveau moyen de paiement ?

Il n’est malheureusement pas encore possible d’ajouter un nouveau moyen de paiement à la liste déroulante. Si votre moyen de paiement n’est pas cité, veuillez sélectionner “autre”.

 

Pourquoi est-ce que je ne peux pas personnaliser mon document ?

Seul l’administrateur du compte peut personnaliser les documents. La personnalisation n’est pas disponible sur les tablettes ou autres appareils mobiles.

 

Que signifie le statut “verrouillé” sur une commande ?

Le statut de votre commande sera automatiquement "verrouillé" si le processus de vente est terminé, c’est à dire que tous les éléments de votre commande ont été livrés et facturés.

S’il manque certains éléments (le client a annulé une partie de la commande par exemple) vous pouvez la verrouiller manuellement en ouvrant la commande et en choisissant l’option “verrouillé” en haut à droite.  Les commandes verrouillées ne sont plus visibles dans l’assistant de conversion et ne seront pas prises en compte dans les calculs de réapprovisionnement automatique d’inventaire.

Quand une commande a été verrouillée manuellement, il est possible de la rouvrir à n’importe quel moment.

Comment modifier l’adresse de livraison ?

L’adresse de livraison est fixe et distinct de l’adresse de facturation.

Accédez à votre client dans Ventes - Client et cliquez sur le crayon à papier pour modifier.  Dans le champ Adresse de livraison identique cochez NON et renseignez l’adresse de livraison.

Pour une modification ponctuelle :

Afin de livrer à une adresse autre que l’adresse principal du client il est nécessaire d’insérer un contact (Nouveau Contact) dans la fiche client et de renseigner l’adresse de livraison dans les détails du contact. Dans votre document de vente, faites dérouler et ouvrez la section Avancé.  Dans le champ Contact Livraison sélectionnez la fiche contact dans laquelle vous avez renseigné l’adresse en question.

Attention : il n’est pas possible de modifier directement l’adresse dans le champ “Adresse de Livraison”. Sélectionnez un contact livraison ayant les informations correctes.



 

 

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