Personnalisation des documents de vente et des bons de commande

Attention

  • La personnalisation est disponible pour tous les abonnements.
  • Seul l'administrateur du compte a un droit d'accès à la personnalisation !
  • Vous trouverez ci-dessous quelques conseils relatifs à la personnalisation des factures. Tous les autres documents de vente suivent les mêmes règles. 
  • La personnalisation n’est pas disponible dans la version mobile
  • La personnalisation est disponible pour les modèles d’impression par défaut, les modèles d’impression spécifique à l’utilisateur et les documents uniques.

 

Modèles de document

Dans les paramètres entreprise il est possible de modifier le modèle par défaut ou créer de nouveaux modèles à sélectionner pour l’impression de documents de vente et de bons de commande.

Pour créer votre modèle : Paramètres entreprise - Modèles des documents. Cliquez sur Modifier mes modèles pour ouvrir l’assistant.

Modèle de document général - Modèle général

Dans les paramètres entreprise il est possible de modifier le modèle par défaut ou créer de nouveaux modèles à sélectionner par la suite pour l’impression de documents de vente et de bons de commande.

Pour créer votre modèle, Paramètres - Paramètres entreprise - Modèles des documents et cliquez sur Modifier mes documents pour ouvrir l’assistant.

Dans l’assistant de création de modèle il existe un modèle principal appliqué par défaut à tous les documents générés dans OneUp. Vous pouvez modifier ce document pour éditer votre personnalisation par défaut. Dans le mode “modifier” du document principal il est possible d’éditer le style par défaut des différents types de document.

A chaque fois que vous créez un nouveau document, qu’il soit entièrement nouveau ou par conversion, ce modèle principal sera appliqué par défaut. Il sera toutefois possible d’en sélectionner un autre par la suite.

Pour ajuster le modèle par défaut pour tous les documents, cliquez sur Éditer et sélectionnez le premier type de document à ajuster.

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Astuce :

Décidez tout d’abord le style général de vos documents, afin de pouvoir définir le type “Paramètres globaux” pour votre premier modèle.

 

Dans le mode Personnalisation des paramètres de votre nouveau document global, le modèle peut être modifié selon les paramètres suivants, afin que tous les documents soient unis.

Paramètres globaux:

  • Coloriez votre document
  • Sélectionnez la police
  • Sélectionnez une taille de police
  • Sélectionnez une couleur de police
  • Placez votre logo à gauche de vos informations entreprise ou au-dessus
  • Affichez ou cachez le nom de l’entreprise inscrit dans les paramètres entreprise

Paramètres en-tête :

  • Afficher / cacher les moyens de paiement
  • Afficher / cacher le nom du projet connexe
  • Afficher / cacher le numéro client
  • Afficher / cacher le numéro de téléphone client
  • Modifier / Afficher / Cacher l’adresse de livraision
  • Changez l’emplacement de l’adresse de livraison et de facturation
  • Modifiez l’étiquette “adresse de facturation”
  • Modifiez l’étiquette TVA intracommunautaire

 

 

Paramètres bas du document :

  • Afficher / cacher les informations de paiement et de banque
  • Paramétrez vos informations bancaires et vos moyens de paiements
  • Paramétrez un pied de page pour tous vos documents

 

Répétez ce procédé de personnalisation pour chaque type de document cité dans la liste de sélection et préparez ainsi le style d’impression pour tous vos types de document.

 

 

Les champs permettant de personnaliser les en-têtes, tableaux et pieds de pages changeront en fonction de chaque modèle.

Modèle spécifique à un document : la personnalisation d’une facture

 Après avoir créé un style global pour tous vos documents, vous avez la possibilité de créer un nouveau modèle pour un document spécifique, comme les factures partielles par exemple. Les modèles spécifiques peuvent être appliqués aux factures partielles ou tout autre type de document spécifique.

Dans Paramètres entreprise, sélectionnez Modifier mes modèles et cliquez sur le bouton vert Nouveau modèle. Renseignez un nom de modèle et ajoutez une description : 

 

Cliquez sur Ajouter et Personnaliser le modèle pour accéder à l’assistant de personnalisation. En haut du document sélectionnez le type de document. Il s’agit ici d’une facture :

Lorsque vous personnalisez ce modèle de facture le même style sera appliqué à toutes les factures connexes.

En tête de la facture:

Modifiez l’étiquette Facture (dans cet exemple “Facture partielle”)

 

 

Tableau :

  • Modifiez l’en-tête du tableau Désignation
  • Modifiez la quantité (Qté.) et décidez si l’afficher ou la cacher
  • Modifiez le prix unitaire et décidez si l’afficher ou le cacher
  • Affichez ou cachez les Unités de mesure
  • Affichez ou cachez le code produit

 

 

Paramètres bas du document :

  • Affichez ou cachez les échéances
  • Paramétrez les notes globales des factures

 

 

N’oubliez pas de sauvegarder votre modèle !

 

 

Sélectionnez un modèle différent 

Dans tout document qu'il est possible de personnaliser vous pouvez sélectionner un modèle autre que celui qui est proposé par défaut. Créez un nouveau document et ouvrez l'aperçu en cliquant sur Valider, ou ouvrez un document existant et cliquez sur l'icône d'impression en bas à gauche. 

Dans l'aperçu vous trouverez une liste de modèles d'impression :

 

Personnalisation d'un document unique

Il existe aussi la possibilité de modifier le document afin que les modifications ne s'appliquent qu'au document en question.

Dans l'exemple ci-dessus, seul le devis N° DEV-004 sera modifié. Les paramètres par défaut ou les paramètres du modèle sélectionné sont appliqués à tous les autres documents. 

 

Autoriser la personnalisation des factures verrouillées 

Afin de pouvoir personnaliser les factures verrouillées (payées, annulées, à fermer d'ici la fin de l'année) il est nécessaire d'autoriser cette fonctionnalité dans Paramètres - Paramètres entreprise.

Attention : Cette action est irréversible ! 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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