L’écran Encaissements de vente : une toute nouvelle expérience

Tout comme la fonctionnalité Dépenses, nous avons revu l’écran Encaissements de vente afin de rendre celui-ci plus rapide, plus pratique et plus compréhensible.

Vous trouverez plus d’informations au sujet de ces nouveautés dans l’article ci-dessous.

 

“Type d’encaissement” est désormais “Catégorie” et remplace Compte de ventes

L’un des aspects les plus difficiles de la saisie des dépenses est leur catégorisation. Voici donc les nouvelles catégories OneUp !

Afin d’ajouter des catégories à la fonctionnalité Encaissements, nous avons effectué deux modifications. Nous avons fusionné le sélecteur “Type d’encaissement” et le champ “Compte” pour les remplacer par le sélecteur Catégorie.

Utilisez “Catégorie” à la place de “Type d’encaissement” et “Compte”

 

Pour en savoir plus, découvrez notre Guide des catégories

 

SÉLECTEUR « PAYÉ PAR » FUSIONNÉ ET FACULTATIF

Vous avez désormais la possibilité de désigner un encaissement comme étant réglé par un fournisseur ou un employé. Ceci est pratique pour l’enregistrement d’avoirs fournisseurs ou les montants remboursés par les employés correspondant à une avance en espèces ou une dépense personnelle.

Vous pouvez également laisser ce champ vide si vous n’avez pas besoin de ces informations, comme dans le cas d’un remboursement de frais bancaires.

Vous avez toujours la possibilité de créer un nouveau client directement depuis le sélecteur “Payé par”.

RETRAIT DU SÉLECTEUR ENCAISSEMENT SIMPLE/MULTI-LIGNES

Le fait de devoir choisir entre un encaissement « simple » ou « multi-ligne » représentait un concept difficile à saisir pour les nouveaux utilisateurs - et parfois même pour les habitués. Nous avons donc appliqué le nouveau modèle Dépenses aux Encaissements.

Pour créer un encaissement multi-ligne, il suffit d’ajouter une ligne

 

Attention : Il n’est pas possible de sélectionner la catégorie “Règlement facture client” ou “Règlement anticipé de la part d’un client” dans un encaissement à lignes multiples.

AMÉLIORATION DE LA PRÉSENTATION DES CHAMPS TVA

(CETTE MODIFICATION CONCERNE UNIQUEMENT LES UTILISATEURS ASSUJETTIS À LA TVA)

Cette évolution ne vous concerne pas si votre entreprise ne perçoit ni ne verse la TVA. Certaines modifications ont été effectuées au niveau de la présentation des champs TVA afin de les rendre plus compréhensibles.

Comparaison de l’ordre précédent et actuel

Vous avez toujours la possibilité de renseigner un montant HT ou avec TVA, mais cette opération s’effectue désormais de manière plus logique : après avoir tapé le montant HT, sélectionnez le taux avant de visionner le montant avec TVA. Vous avez par la même occasion la possibilité de taper le montant avec TVA.

Notes

Dans la mesure où il n’y a plus de distinction entre les encaissements «simples» et «multi-lignes» nous avons retiré le champ global «Notes» et préservé le champ uniquement dans les lignes d’encaissement.

Les notes correspondant à vos encaissements «simples» antérieures ont été déplacées vers la première ligne de dépense.

«Client» et «Projet» dans les lignes d’encaissement

Il existait auparavant des champs «Client» et «Projet» dans les lignes d’encaissements multi-lignes. Ces champs étant très peu utilisés , nous les avons retirés afin de simplifier la présentation.

Tout texte inscrit dans ces champs a été déplacé vers la section Notes de la ligne d’encaissement. Nous vous conseillons d’utiliser le champ Notes dorénavant pour inscrire des informations au sujet du projet et du client dans les lignes de encaissement.

Fini la confusion au sujet de l’option “Déposer plus tard”

 

Tout comme l’option “Débit différé” dans la fonctionnalité Dépenses, nous avons cherché à simplifier l’option “Déposer plus tard” dans la fonctionnalité Encaissements de vente. Nous avons donc ajouté un sélecteur Non déposé / Déposé qui vous permet de spécifier très clairement si l’encaissement a été déposé, ou si vous le préservez pour le déposer plus tard.

Le nouveau sélecteur Non déposé / Déposé et le sélecteur de banque

En conséquence, la date de débit s’appelle désormais “Date de dépôt”. OneUp vous demandera la banque et le numéro chèque que lors du règlement.

Légère modification au niveau de la liste d’encaissements de vente

Dans la mesure où les encaissements de vente fonctionnent désormais avec les catégories et non les comptes de vente, la catégorie sera dorénavant visible à la place de ceux-ci dans la liste d’encaissements. Nous avons par la même occasion apporté quelques modifications afin d’améliorer la présentation lorsque vous utilisez OneUp sur un ordinateur portable ou de bureau.

Retours et avis

Nous avons travaillé de près avec de nombreux utilisateurs assidus de OneUp afin d’apporter les modifications détaillées ci-dessus, tout en étant conscients qu’une évolution donnée peut être positive pour un individu ou entreprise et moins pour un autre.

Si vous avez des retours à nous apporter au sujet de ces évolutions, n’hésitez pas à contacter le service de support OneUp (support@oneup.com) ou votre représentant expert-comptable. Nous serions heureux d’avoir vos retours.  

 

AUTRE TYPE DE PAIEMENT :  

Si vous recevez un paiement pour de multiples factures, créez un Encaissement afin d’enregistrer le montant perçu. Utilisez Recevoir paiement client *dans le menu Ventes ----> Plus ----> Paiements Clients*. Sélectionnez la première facture, cliquez sur *Transformer l'échéance sélectionnée en paiement* , cliquez sur *VALIDER* puis cochez la prochaine facture à *payer*.

 

Règlement anticipé de la part du client 

Lorsque l’on vous verse un paiement anticipé, sélectionnez dans les catégories "Règlement anticipé de la part du client" La TVA ou taxe de vente peut être ajoutée et le montant figurera au passif du bilan jusqu’à ce que le paiement soit appliqué à une facture.

Attention : le montant de l’acompte ne doit pas dépasser le montant inscrit sur la facture. Les acomptes sont utilisés le plus souvent pour appliquer deux paiements partiels ou un paiement à une facture (les montants doivent correspondre).

 

Quand utiliser un encaissement de vente ?

Un encaissement de vente permet d'enregistrer rapidement des ventes qui ne doivent pas obligatoirement être suivis ou associés à un client. Il permet par la même occasion d’enregistrer les paiements anticipés.

OneUp propose quatre types d’encaissement :

• Saisie de ventes, qui permet d’associer la vente à un client
• Saisie de ventes (Sans client), qui permet de ne pas citer le client
• Acompte, qui permet d'enregistrer les paiements anticipés
• Encaissement facture non-alloué, quand le client règle plus d’une facture à la fois

Les encaissements de vente ont toujours un statut “payé”, mais il existe la possibilité de déposer le paiement ultérieurement, par exemple lorsque le client a réglé par carte de crédit ou par chèque et le dépôt bancaire n’est pas encore visible. Ces encaissements ont donc le statut “non-déposé”. Dès que vous connectez un compte en banque, le statut passe à “déposé”.

 

Lorsqu'un client règle plusieurs factures à la fois

Si vous n’utilisez pas de flux bancaires

• créez un encaissement de ventes dans Ventes - Plus - Encaissements de ventes - Nouvel encaissement de vente
• sélectionnez le client
• renseignez le montant du règlement
• sélectionnez Encaissement Règlement anticipé de la part du client
• renseignez la banque destinataire 
• renseignez la date de dépôt du paiement
• cliquez sur Valider
• Allez dans Ventes - Plus - Paiements clients - Recevoir paiement client
• Définissez la plage de dates qui correspond aux factures ou laissez les dates par défaut et cliquez sur Appliquer filtres
• Sélectionnez la première facture à régler et cliquez sur Allouer un encaissement
• Recherchez votre encaissement et cliquez sur Sélectionner
• Sélectionnez la prochaine facture à régler et cliquez de nouveau sur Allouer un encaissement. Recherchez le même encaissement et cliquez sur Sélectionner
• Faites de même avec la troisième facture, et ainsi de suite
• Cliquez sur Valider

Comment faire lorsqu’un client souhaite payer d’avance ?

Option 1 :

• Créez une commande client (facture pro forma)
• Créez un encaissement dans Ventes - Plus - Encaissements de vente et sélectionnez "Règlement anticipé de la part du client" comme type d’encaissement
• Si le client reçoit la facture après la livraison de la commande, l’encaissement peut être appliqué à celle-ci dans Ventes - Plus - Paiements clients - Recevoir paiement client. Sélectionnez la facture et cliquez sur Allouer encaissement
• Sélectionnez votre encaissement et validez

Option 2 :

• Créez une commande client et convertissez-la en facture, ou créez une facture afin de lancer la vente
• Ne pas confirmer la mise à jour des stocks disponibles, car cela provoquerait la création d’un bon de livraison et le retrait des produits de vos stocks.
• Dès que le client verse son paiement, appliquez-le en page 2 de la facture
• Cliquer sur Livrer dans Ventes - Factures client afin de provoquer un retrait d’inventaire

La seconde option est plus facile, mais il est essentiel d’éviter une mise à jour accidentelle des stocks avant l’application du paiement.