Les caisses et la clôture de caisse

La fonctionnalité Caisses permet de suivre les tiroirs-caisses de vos points de vente, d'enregistrer les ventes quotidiennes par caisse avec les clôtures de caisse,  et de visionner les soldes d’ouverture et de fermeture. Les clôtures génèrent automatiquement des écritures qui ont un impact sur vos ventes et compte en banque.

 

 

Pour commencer

4 étapes :

  1. Activez la fonctionnalité Caisses
  2. Créez une caisse
  3. Créez une Clôture de caisse
  4. Voir le rapport détaillé

Activer la fonctionnalité Caisses

  1. En tant qu’administrateur allez dans Paramètres - Paramètres Entreprise
  2. Dans la section Paramétrage des ventes cochez “Oui” à la question “Gérez-vous des caisses ?”
  3. Rechargez la page
  4. Les Caisses sont désormais visibles dans Ventes - Caisses pour tout utilisateur ayant accès au menu Ventes.

Créer une caisse

Prérequis:

Avant de créer votre première Caisse, vous devez :

  • établir votre taux de TVA
  • paramétrer vos comptes en banque
  • paramétrer des comptes de ventes

Nom, devise et notes

Renseignez un nom et une description pour votre caisse.

Si vous avez activé la fonction multi-devises, vous verrez ici un sélecteur de devise. Les caisses ne peuvent gérer qu’une seule devise : si votre tiroir-caisse en accepte plusieurs par équipe, il sera nécessaire de créer une caisse par devise.

Astuce : Si plusieurs équipes travaillent avec le tiroir caisse au cours d’une même journée, vous pouvez créer une caisse par équipe (caisse du matin/caisse du soir).

 

Lignes de vente par défaut

Pour une meilleure efficacité, paramétrez les lignes de vente à utiliser pour chaque enregistrement en fonction de l’organisation des produits dans votre tiroir-caisse et sur vos z de caisse.

Type de vente vous permet de donner un nom à la catégorie. Compte Comptable correspond au compte dans votre tableau de comptes. Taxe correspond au taux appliqué aux montants qui figurent sur votre z de caisse.

Astuce : chaque caisse doit contenir au minimum une ligne de vente.  

Lignes d'Encaissement par défaut

 

Renseignez les types de règlement acceptés par le tiroir-caisse, en fonction de leur disposition sur le z de caisse.

Chaque ligne comporte un Type de règlement (description détaillée) et un Mode de règlement (général), vous permettant de créer des lignes multiples pour les espèces (monnaie et billets) ou pour les cartes bancaires (Visa, American Express...).

Les règlements d’un certain Type passent par le Compte Comptable avant d’être déposés. Dans certains pays, tels que les Etats-Unis, celui-ci est le même pour chaque Type. Dans d’autres, tel que la France, ces comptes sont paramétrés individuellement.   

Si vous renseignez ici un Compte de dépôt il sera automatiquement sélectionné pour chaque clôture. Si le compte de dépôt varie régulièrement selon le Type de règlement, il est préférable de ne pas renseigner ce champ.

Astuce : Une caisse doit comporter au minimum une Ligne d’encaissement “Espèces” pour les apports et dépenses.

Lignes d’apport et Lignes de dépense

Les Apports et les Dépenses permettent de justifier des ajouts et des retraits sans lien avec les ventes.

La Ligne d’apport fait référence au réapprovisionnement du tiroir-caisse en espèces (“J’ai plus de billets de dix !”). Une Ligne de dépense peut correspondre par exemple à un règlement spontané en espèces quand le gérant “pioche” dans la caisse pour régler des marchandises ou services.

Il est possible d’insérer une description de chaque type d’Apport ou de dépense et de renseigner le compte qui sera impacté au niveau de la comptabilité. Voir les exemple ci-dessus.

Astuce : Il est très rare que des taxes soient applicables aux lignes d’apport.

Section avancée

Il ne sera probablement pas nécessaire de configurer ces options.

L’option Journal permet de modifier le journal comptable dans lequel les transactions générées à partir de cette caisse seront enregistrées.

L’option Compte Comptable modifie le compte utilisé pour stocker le solde de clôture d’une caisse.

Votre première clôture

Une Clôture vous permet d'enregistrer vos ventes et paiements pour une caisse donnée. Vous avez la possibilité d'effectuer une Clôture par jour, par caisse.

Cliquez sur Nouvelle journée (bouton vert)

La date pour chaque journée est habituellement pre-remplie avec la date qui succède à la dernière clôture.

Lorsqu’on entame une nouvelle clôture, les ventes, paiements, réapprovisionnements et dépenses paramétrés dans la caisse sont créés. Il vous suffit par la suite d’imprimer le z de caisse et de renseigner les chiffres.

VENTES

Renseignez le montant TTC pour chaque type de vente. Le total en bas de page sera actualisé dès que vous cliquez sur Entrée (Total des ventes).

ENCAISSEMENTS

Lors de votre première clôture il est possible de renseigner le solde d’ouverture pour la caisse en question. Cette action ne générera pas d'écritures comptables mais permettra tout simplement d’établir un point de départ.

Renseignez le montant qui correspond à chaque type de paiement avec votre z de caisse dans le champ Montant. Cliquez sur Entrée (Total des encaissements) pour actualiser le total en bas de page. 

Il faut aussi préciser le Montant déposé pour chaque type de paiement, c’est à dire le montant qui est pris dans le tiroir-caisse à la fin du quart de travail. Le montant restant permettra de calculer le solde de clôture pour le type de paiement en question.

Lorsqu’un compte de dépôt est sélectionné pour un type de paiement, le montant sera déposé dans un compte de dépôt (accessible dans Comptabilité - Compte de dépôt). Si aucun compte de dépôt n’est sélectionné les fonds relatifs au type de paiement seront conservés dans Fonds non-déposés.

La colonne Autre mouvement dans la section Encaissements montre le solde total des ajustements renseignés dans la section Avancé (voir ci-dessous).

TOTAL

Le total des lignes de vente et des lignes d’encaissement est montré ici avec le Fond de caisse qui correspond à cette clôture.

Astuce : Le Total des ventes doit être égal au Total des règlements afin de permettre l’enregistrement de la clôture. Si ce n’est pas le cas, vérifiez l’exactitude de chaque ligne des ventes et ligne des dépenses.  

SECTION AVANCÉE

La section Avancée vous permet de renseigner les différents types d’apport (ajout d’argent) ou de dépense (sortie d’argent) de la clôture. Les Apports et les Dépenses figurent dans la première ligne de paiement (Espèces).

VOIR LE RAPPORT DÉTAILLÉ

Il est possible d’imprimer un rapport détaillé depuis une caisse donnée. Le rapport permet de visualiser les clôtures par journée, par type de paiement et par plage de dates.

Comptabilité relative aux clôtures

A chaque clôture des données comptables en devise de référence sont créées.

Attention

Modifications des clôtures

Il est possible de modifier les montants des clôtures. Si vous modifiez des ventes ou des montants déposés (tel qu’une augmentation de 50€) la clôture de la prochaine caisse sera augmentée du même montant.

Modification des dates de clôture

Il n’est pas possible de modifier la date d’une clôture. si celle-ci est erronée, il est nécessaire de supprimer la caisse et de la recréer.

Soldes de clôture négatifs

Un solde ne peut pas être négatif, car on ne peut retirer plus que le montant d’origine. Si le solde d’une clôture est réduit ,provoquant une clôture négative par la suite, un message d’erreur s’affichera lors de la validation de la caisse. Dans ce cas il faut annuler l’action et rouvrir la caisse afin de continuer vos modifications.

Modification des types de paiement dans les caisses clôturées

Les types de paiement (carte de crédit, espèces…) sont définis lors du paramétrage de  la caisse. Il est possible de retirer un type de paiement seulement lorsque le solde connexe est de 0.00€ lors de la dernière clôture. La modification des types de paiement dans les caisses clôturées n’est pas recommandée car elle peut provoquer des erreurs de traitement.

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