Comment créer un produit avec gestion des stocks ?

Pour créer des produits avec gestion des stocks, créez un nouveau produit dans Ventes - Plus - Produits et Services - nouveau Produit ou Service. Vous avez la possibilité d'y sélectionnez l'option « Gérer les stocks ».

Les produits suivis :

• génèrent des mouvements d’inventaire lorsqu’un bon de réception est utilisé côté achats (entrées en stock) ou un bon de livraison côté ventes (sorties de stock).
• permettent d’inscrire le coût des marchandises vendues dans votre compte de résultat dès que vous livrez un produit avec un bon de livraison.
• permettent de réserver des produits dans vos stocks en main dès que vous créez un bon de préparation
• seront visibles dans les stocks en main
• peuvent être utilisés pour actualiser manuellement les stocks avec les Feuilles d’inventaire, les Entrées en stock et les Sorties de stock.

 

Quand utiliser un produit non suivi ?

Lorsque vous créez un nouveau produit dans Ventes - Plus - Produits et Services - nouveau Produit ou Service en cochant NON à la question Gestion des stocks, celui-ci :

• ne génère pas de mouvements d’inventaire
• inscrit le coût des marchandises complet dans votre compte de résultat dès que vous créez une facture ou une dépense par rapport au produit acquis
• ne permet pas de créer de bon de livraison
• ne sera pas visible dans les stocks en main
• ne peut pas être utilisé pour actualiser manuellement les stocks avec les Feuilles d’inventaire, les Entrées en stock et les Sorties de stock

Ces produits peuvent être utilisés pour enregistrer des coûts achetés (frais de port, traitement) mais aussi pour enregistrer les produits consommables.

Dans les documents d’achat il n’est pas possible d’enregistrer les services dans les lignes d’achat, sauf dans une facture où l’on peut utiliser l’onglet dépenses.

Lorsque vous achetez un service à un fournisseur créez un produit sans suivi afin de pouvoir le sélectionner dans le document d’achat connexe.

En ce qui concerne les documents de vente, les produits sans suivi génèrent des transactions comptables connexes mais pas d'écritures de coût des marchandises vendues au compte de résultat.

 

Factures, bons de Livraison et stocks

Les bons de livraison provoquent des sorties de stock, mais ce n'est pas le cas des factures. Pour envoyer une facture et en affecter l'inventaire, vous devez d'abord créer un bon de commande ou un bon de livraison, puis le convertir dans la facture. Gardez à l'esprit que ceci ne fonctionne que pour les produits avec gestion des stocks.

 

Factures fournisseur, bons de réception et inventaire

Les bons de réception provoquent des entrées en stock, mais ce n'est pas le cas des factures. Pour impacter l'inventaire, vous devez tout d'abord créer un bon d'achat ou un bon de réception, puis le convertir en Facture fournisseur. Gardez à l'esprit que ceci ne fonctionne que pour les produits avec activation de la gestion des stocks.

 

Configurer l'actualisation automatique des stocks avec les bons de livraison/bons de réception

Ceci se fait automatiquement. Il existe deux types de produits : ceux dont la gestion des stocks est activée et ceux dont elle n'est pas. Si vous utilisez un produit avec gestion des stocks activée dans un bon de livraison (ou un bon de réception), l'inventaire est actualisé.

 

Notifications de rupture de stock

Par défaut, lorsque vous créez un produit avec gestion des stocks activée, OneUp vous prévient lorsque vous effectuez une action qui provoquera une balance d'inventaire négative. Ceci comprend la création de bons de commande, de bons de livraison, de factures ou de sorties manuelles d'inventaire contenant des produits avec gestion des stocks activée. Si vous souhaitez ne pas être averti à propos d'un produit spécifique, vous pouvez sélectionner  « Oui » à l'option « Autoriser un Stock Négatif » dans les informations relatives au produit ou au service.

 

Comment créer ou insérer un solde d'ouverture pour inventaire ?

Dans « Nouvel Inventaire » (Stocks - Plus - Feuilles d'inventaire - Nouvel Inventaire) vous pouvez configurer la quantité réelle de chacun des produits avec gestion des stocks activée que vous possédez. Ceci peut être utilisé pour faire des réajustements de stocks, ou pour configurer un premier inventaire. Chaque fois que vous faites un inventaire, ce dernier devient l'inventaire actif, ce qui signifie que le précédent est enregistré en tant que journal d'historique.

 

Modification du coût des marchandises vendues ?

La valeur des stocks est visible dans le bilan et lorsque vous générez un nouvel inventaire dans Stocks - Plus - Feuilles d'inventaire.  Une fois cette feuille créée et validée, vous ne pourrez plus la modifier ou la supprimer pour des raisons d’audit.

Dans une nouvelle feuille, il y a la possibilité d’ajuster la quantité de stock en main mais aussi le prix moyen pondéré qui correspond à chaque produit. Cet ajustement aura pour conséquence la modification de la valeur d’inventaire totale à l’actif du bilan ainsi que les enregistrements futurs du coût d’un produit lors de sa vente.

 

Comment ajouter le prix au débarquement (fret, frais de douane) au coût de mon produit ?

OneUp ne propose pas d’option prix au débarquement (transport, traitement, douane) ou de facteur prix au débarquement.

Il sera nécessaire de suivre ces coûts supplémentaires et de mettre à jour de façon régulière le PMP afin d’y inclure ceux-ci.

Vous avez la possibilité d’enregistrer les coûts au débarquement ou dans une dépense ou dans l’onglet Dépenses d’une facture. Ils seront inscrits dans le coût des marchandises vendues si vous avez sélectionné le montant connexe de votre plan comptable. Il est aussi possible d’utiliser un produit sans suivi.

Les deux options vous permettront d’évaluer les coûts au débarquement. Si vous avez choisi d’utiliser un produit sans suivi il faut vérifier les écritures produits connexes, mais dans tous les cas le coût total sera visible dans votre comptabilité.

Pour corriger le coût d’un produit, allez dans Stocks - Plus - Feuilles d'inventaire et modifier le PMP dans le champ Ajuster PMP.

Une augmentation au niveau du PMP provoquera une baisse des coûts de marchandises vendues et compensera ainsi les coûts de débarquement.

 

Puis-j'utiliser plusieurs entrepôts avec OneUp ?

OneUp permet la sélection de différents emplacements de stockage pour la gestion de l'inventaire.

Les emplacements peuvent être utilisés comme des lieux « d'entrées et de sorties ». Par exemple, l'un peut être utilisé pour les livraisons et l'autre pour les réceptions. Vous pouvez également effectuer un réajustement des stocks par emplacement, ou transférer des stocks d'un endroit vers un autre.

 

Comment modifier les coûts de certains produits ?

Si certains produits sont obsolètes ou escomptés, il est possible de les transférer vers un autre emplacement et de créer une feuille d’inventaire pour celui-ci afin de modifier le PMP.

Exemple:

Le produit A, vendu à 10€ et coûte 6€. Il était vendu à l’emplacement A. Il reste désormais uniquement des produits A obsolètes que vous désirez vendre à 6€ avec un coût résiduel de 2€ à cause de la dépréciation.

Créez un emplacement B et transférez les produits obsolètes de A à B. Créez une feuille d’inventaire pour l’emplacement B et ajustez le PMUP de 6€ à 2€. Lorsque vous créez un bon de commande pour le produit A, il sera possible de sélectionner l’emplacement de vente et d’obtenir le coût de marchandises vendues correct.

 

Est-ce que OneUp permet de gérer les fonctions liées à la fabrication ?

Les fonctions liées à la fabrication ne sont actuellement pas disponibles dans OneUp. Elles comprennent :

• L'arborescence produit
• Le montage
• Les numéros de bloc ou de lot
• Les lots
• Les kits
• Les nomenclatures de matériaux et produits à plusieurs niveaux

Ces fonctionnalités seront mises à disposition lorsque le Package Fabrication sera disponible dans OneUP.

 

Comment voir la valeur des stocks à une date donnée ?

Important : La feuille d’inventaire montrera la quantité et la valeur telle qu’elles étaient lors de la génération du rapport. Pour vérifier la valeur des stocks à une date spécifique, consultez le bilan dans Comptabilité - Rapports.

Pour vérifier la quantité et la valeur par produit, il est nécessaire de générer une feuille d’inventaire et de soustraire les entrées en stock et ajouter les sorties de stock pour ce laps de temps spécifique.