Comptabilité Automatique

 

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La comptabilité automatique de OneUp est une technologie puissante qui élimine la plupart des tâches fastidieuses nécessaires pour tenir la comptabilité de votre entreprise. En récupérant des informations transactionnelles financières depuis les comptes bancaires de votre entreprise et en les comparant avec les données déjà existantes dans votre système, vous pouvez vous attendre à ce que 90% de votre travail normal de comptabilité soit géré automatiquement.

Vue d'ensemble

1. Allez dans Comptabilité dans le menu principal OneUp et cliquez sur Nouveau compte bancaire.
2. Trouvez et connectez-vous à votre banque dans OneUp.
3. Choisissez la période et exécutez votre première synchronisation.
4. Utilisez le bouton vert « Valider », le bouton rouge « X », et le bouton bleu « Créer + » pour valider les correspondances, décliner les correspondances suggérées, ou créer des données en fonction des entrées de votre banque.
5. Exécutez des rapports comme le Compte de Résultats et la balance comptable pour voir les chiffres résultant de votre rapport.
6. Revenez à la banque à une date ultérieure et synchronisez à nouveau pour obtenir plus de transactions.
7. Demandez à votre comptable de fermer vos rapprochements chaque trimestre.

Comment y accéder

La comptabilité OneUp est accessible via « Comptabilité » dans le menu principal. Si vous n’avez pas encore ajouté de compte bancaire à OneUp, nous allons tout d’abord vous guider à travers ce processus.

Si vous avez déjà des comptes bancaires à OneUp, le fait de simplement cliquer sur le nom du compte vous redirigera vers la fonction Comptabilité de OneUp.

La fonctionnalité « Comptabilité et Banque » doit être activée dans le panneau Choix des fonctionnalités » afin d'accéder à OneUp Comptabilité.

1- La récupération automatique des transactions

Un partenariat avec un fournisseur d'informations financières de confiance nous permet de se connecter à plus de 7000 institutions financières différentes dans plus de 40 pays. En reseignant les informations que vous utilisez habituellement pour accéder à votre compte bancaire en ligne, nous sommes en mesure de récupérer en toute sécurité vos retraits et dépôts.

Vos informations de connexion sont stockées chez notre partenaire et non chez OneUp. Elles sont stockées de manière chiffrée, de sorte que ni notre personnel ni notre partenaire n’a la possibilité de voir vos informations de connexion.

Configuration de la récupération automatique de transaction

La première fois que vous accédez à votre banque à partir de OneUp (en cliquant dessus à partir du panneau Comptabilité de OneUp, ou en l’ajoutant avec « Nouveau Compte Bancaire ») on vous donnera le choix entre « Vous connecter à votre banque dès maintenant » ou « Télécharger manuellement les relevés ». Sélectionnez la première option.

- Trouvez votre banque

Une barre de recherche vous permettra de chercher le nom de votre banque. Si vous ne le trouvez pas immédiatement, essayez d'écrire le nom de votre banque exactement comme vous l'avez sur le site web de votre région y compris les accents ou, modifiez votre recherche et réessayez.

Par exemple, il pourrait ne pas trouver : « Crédit Agricole Nord Midi Pyrénées»
Mais il peut trouver : « Crédit Agricole Alpes Provence » ou « Crédit Agricole Aquitaine »

Si vous ne parvenez toujours pas à trouver votre banque même après avoir essayé différentes variantes, veuillez contacter le support OneUp à l’adresse support@oneup.com.
 

- Si votre banque n’est pas prise en charge :

Si votre banque n’est pas prise en charge, vous devrez cliquer sur le bouton « Recommencer » et choisissez plutôt « Télécharger manuellement les relevés ». Vous pouvez demander à ce que votre banque soit ajoutée à la liste des banques prises en charge par émail à support@oneup.com.

- Connexion à votre banque

Après avoir sélectionné la banque, vous devrez remplir un formulaire pour vous connecter à votre compte. (Généralement un nom d'utilisateur ou mot de passe). Si votre banque exige des informations supplémentaires pour la connexion (comme un code PIN ou une question de sécurité) cela vous sera également demandé à cette étape.

Si vous ne parvenez pas à vous identifier, vérifiez en vous connectant à votre banque via l'URL fournie dans le formulaire pour être sûr que vous avez sélectionné la bonne banque, et que vous entrez les bonnes informations de connexion.

Les agents du support de OneUp n’ont aucun moyen de vous aider en ce qui concerne des informations de connexion incorrectes ou oubliées.
 

- Sélectionnez des comptes

Si vous possédez plus d'un compte, ils seront tous affichés à l'étape suivante. Pour chaque nouveau compte bancaire détecté, vous avez la possibilité de le connecter à un compte bancaire existant dans OneUp (s’il en existe un) ou d'en créer un avec « + Créer un nouveau compte ».

- Choisissez la période

Vous avez la possibilité de télécharger les 90 derniers jours de transactions à partir de votre banque, ou de spécifier une période plus courte. Si vous avez besoin de travailler avec des données datant de plus de 90 jours, vous devrez télécharger manuellement les transactions.
 

- Synchronisez

Après avoir connecté vos comptes et choisi votre période, cliquez sur « Synchroniser mon compte » pour commencer à recevoir les flux bancaires de votre banque. Ensuite, vous serez redirigé vers l’écran du compte que vous avez ajouté.

Que se passe-t-il lorsque vous synchronisez et réconciliez la banque ?

OneUp se connecte au fournisseur d'information financière et télécharge les opérations disponibles. Pour chaque transaction, l'application scanne les données disponibles dans votre comptabilité pour tenter de les rapprocher avec la banque et va d'abord essayer de trouver un  Rapprochement Bancaire. Ensuite, il va tenter de Suggérer une solution d'écriture comptable. Si aucune solution n’est trouvée, il laissera l'écriture bancaire en tant que transaction Non Rapproché.

- Rapprochement Bancaire

OneUp regarde toutes les données "Non Rapprochées" qui correspondent au même montant, et tente de les trouver une écriture similaire présente en comptabilité grâce aux: montants, nom du fournisseur, le nom du client, le numéro de compte bancaire, ou les informations saisies dans les champs « notes » de ces transactions.

Pour les débit cela comprend les :

• Dépenses
• Paiements fournisseur
• Paiements facture impayées
• Virements bancaires
• Immobilisations
• Opérations comptables

Pour les crédits cela comprend les :

• Dépôts bancaires
• Reçus
• Paiements de factures
• Facture d'immobilisation impayées
• Virements bancaires
• Opérations comptables

Lorsqu'il trouve un rapprochement cohérent, il proposera un rapprochement que vous pouvez valider ou annuler. Pour plus de détails sur ce qui se passe lorsque vous validez, consultez la section d'aide ci-dessous "3- Les boutons d'action".
  

- Solutions suggérées

Si il n'y a pas de rapprochement trouvé, OneUp essayera de créer les données correctes sur la base des informations existantes.

Vous pouvez déterminer quels rapprochements sont des rapprochements suggérées à l’aide de l’icône avec l’éclair bleu : Screen_Shot_2015-04-08_at_9.05.35_AM.png

Les débits :

  • OneUp vérifie la description du libellé bancaire pour voir si cela ressemble à un virement bancaire sortants. Si la description contient des indices tels que le nom d’une banque, un numéro de compte bancaire, ou les mots « Virement à » ou « Virement de », il essayera de créer un virement bancaire suggéré.
  • Ensuite, il vérifie les dépenses existantes pour voir si il y en a une semblable, en se basant sur la description du retrait, et la duplique, mais en utilisant le montant et la date de ce retrait.


Les crédits :

  • OneUp vérifie la description du libellé bancaire pour voir si cela ressemble à un virement bancaire rentrant. Si la description contient des indices tels que le nom d’une banque, un numéro de compte bancaire, ou les mots « Virement à » ou « Virement de », il essayera de créer un virement bancaire suggéré.
  • Ensuite, il vérifie les reçus existants pour voir si il y en a un semblable, en se basant sur la description du retrait, et le duplique, mais en utilisant le montant et la date de ce retrait.

 
- Annulation du rapprochement

Si aucun rapprochement automatique ou suggérée n’est réalisée, la transaction restera sans rapprochement dans la liste des transactions pour que vous puissiez prendre les mesures nécessaires avec le bouton bleu « Créer + ».

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2- La vue des Flux Bancaires

L'écran des flux bancaires est composé de 6 caractéristiques principales :

 

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1. L'en-tête, qui affiche le nom du compte bancaire, son dernier solde selon votre banque, la dernière date de synchronisation, et le bouton vert « Synchroniser »
2. Le filtre Nouvelles transactions/ Transaction acceptées pour basculer entre l'affichage de vos transactions nouvelles (non validées) et transaction acceptées (validées)
3. Le Filtre de tri par période
4. Les transactions, y compris la date de la transaction, la description, le montant débité ou crédité
5. Les correspondances suggérées
6. Les boutons d'action

3- Les boutons d'action

Le bouton vert « Valider » et le bouton rouge « X »

Ces boutons apparaissent uniquement à l'écran « Nouvelles Transactions », lorsqu’un rapprochement automatique a été ajoutée à certaines données dans ONE UP, ou que des données suggérées ont été créées pour correspondre à la transaction. 

Si la suggestion est correcte, cliquez sur le bouton vert :

Valider.png

  • La transaction est marquée comme « Acceptée » puisque vous avez confirmé que le rapprochement automatique ou suggérée était correcte.
  • La transaction est déplacée dans la « Liste des transactions acceptées ».
  • La comptabilité générée passera du statut "Brouillard" a "Réalisé".
  • Si la correspondance automatique était une mensualité de facture, le versement sera marqué comme « payé » et déposé.
  • Les données de OneUp liées à la transaction ne peuvent plus être liées à d'autres transactions.
  • La transaction sera disponible pour la clôture avec la fonction « Clôturer le rapprochement ».

Voici un exemple d'écritures comptables généré par OneUp en statut "Réalisé".

 

Si la suggestion n’est pas correcte, cliquez sur le bouton rouge :

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Le bouton rouge va annuler le lien suggéré entre les données de ONE UP et la transaction bancaire. Si le rapprochement était un rapprochement suggérée (voir rapprochement automatique vs rapprochement suggérée ci-dessous) les données proposées seront supprimées de votre compte lorsque vous cliquez sur le bouton rouge.
Remarque : Lorsque vous utilisez un ordinateur de bureau ou portable, le bouton rouge est visible uniquement lorsque vous survolez la transaction souhaitée.
 

Le bouton bleu « Créer + »

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Ce bouton apparaît uniquement à l'écran « Nouvelles Transactions », lorsqu’aucune donnée ONE UP n’a de rapprochement automatique pour cette transaction. Ce bouton vous permet de créer des données One Up pour correspondre à la transaction. Actuellement, vous pouvez créer :

Pour les retraits :

• Dépenses
• Paiements fournisseur
• Immobilisations

Pour les dépôts :

• Dépôts bancaires
• Reçus
• Paiements des clients

Vous pouvez également sélectionner « Rapprochement Manuel » pour choisir manuellement une donnée ONE UP qui correspond à cette transaction existante.

Actuellement le rapprochement manuelle vous permet uniquement de choisir une seule des données existantes avec exactement le même montant que la transaction. Nous envisageons à l'avenir de permettre de :

  • Choisir une seule donnée avec un montant différent (comme une transaction insuffisamment payée ou pour les frais généraux)
  • Choisir plusieurs données pour correspondre à une seule transaction

 

Le bouton bleu clair « Annuler Rapprochement »

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Ce bouton apparaît seulement à l'écran des « Transactions Acceptées », pour montrer que cette transaction a reçu un rapprochement, mais que ce rapprochement peut être annulé. Si c‘était un rapprochement automatique, le fait de cliquer sur « Annuler Rapprochement » va supprimer simplement l'association entre la transaction bancaire et les données.

 

Le statut gris « Clôturé »

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Ceci apparaît uniquement à l'écran des « Transactions Acceptées ». Ce n’est pas vraiment un bouton, mais plutôt un indicateur de statut. Quand vous voyez le statut gris « clôturé », vous pouvez être assuré que la dépense est relative à une période de rapprochement bancaire clôturée.
 

4- Rapprochement vs Solution suggérée

Si pendant le processus de synchronisation + rapprochement, OneUp rencontre des données existantes et les fait correspondre à la transaction, cela est considéré comme un « Rapprochement ». Si les données ont été créées automatiquement par OneUp pour correspondre à la transaction, cela est considéré comme une «Solution suggérée ». Vous pouvez déterminer quels rapprochements sont suggérées parce qu'ils sont préfixés par un éclair bleu : 

Screen_Shot_2015-04-08_at_9.05.35_AM.png Dépenses - Amazon - Fournitures de bureau

La principale différence entre les rapprochements et les solutions suggérées est que lorsque vous annulez le lien entre une transaction et un rapprochement suggéré, les données pour le rapprochement suggéré sont supprimés de votre système. Car OneUp a créé les données en votre nom et, en indiquant que la suggestion est mauvaise, cette création est annulée.

Dissocier votre banque de OneUp

Si vous ne voulez plus que OneUp se connecte à votre banque et télécharge vos transactions, vous pouvez désactiver la synchronisation. Pour ce faire, ouvrez la banque à partir du menu Comptabilité et cliquez sur le crayon « Modifier » dans l’en-tête. À la toute fin de l'écran d'édition, vous verrez une option pour désactiver la synchronisation de cette banque. En la désactivant et en cliquant sur « Off » puis valider. Vous allez révoquer l’accès à votre banque. 

- Associer votre banque à OneUp

Si vous avez désactivé la synchronisation pour un compte, mais que vous avez besoin de le relier, il est possible de le faire. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un compte bancaire » à partir du menu Comptabilité. Après vous êtes connecté à la banque,OneUp va vous demander quel compte vous souhaitez relier au compte en ligne. Il suffit de sélectionner le compte existant lors de cette étape.
 
- Si les informations de connexion à votre banque changent

Si vous modifiez le nom d'utilisateur ou le mot de passe de votre compte, la synchronisation échouera du côté de OneUp. Si cela se produit, vous devez dissocier votre compte bancaire de l'ONE UP (voir ci-dessus) puis le relier en utilisant le bouton vert « Ajouter un compte bancaire » dans le menu Comptabilité.


- Charger vos transactions manuellement

Toutes les banques ne sont pas prises en charge par notre technologie de source d'information financière. Donc, en guise d’alternative, nous vous permettons de télécharger votre déclaration auprès de votre banque dans un format électronique et de la charger sur OneUp.

- Récupération de votre déclaration électronique

Rendez vous sur le site de votre banque et trouvez la section de téléchargement de vos déclarations. Elle se trouve bien souvent dans les sections intitulées « soldes », « Transactions », « Comptes », ou « Enregistrements ».

Télécharger la déclaration de votre choix dans le bon format. Nous vous recommandons vivement de choisir le format QIF ou le format OFX pour votre déclaration afin d’avoir la meilleure compatibilité possible.

Nous prenons également en charge les fichiers CSV, mais la plupart du temps, ces fichiers nécessitent quelques modifications manuelles avant de pouvoir être envoyés sur OneUp et ce n’est pas un processus très amusant. Privilégiez donc le format QIF ou OFX !

Téléchargez le fichier sur votre ordinateur et rappelez-vous du dossier dans lequel il est enregistré.

 

- Importez les relevés bancaires dans OneUp

Cliquez sur le bouton « Import et réconciliation bancaires » dans la vue de votre banque pour ouvrir l'outil d'importation.

Utilisez le sélecteur de fichier pour choisir la déclaration précédemment téléchargée. Puis cliquez sur le bouton « Importer ». (Cela va l’importer dans l'outil uniquement, pas encore dans votre base de données !)

One Up va afficher un aperçu de l'importation et vous montrer combien de transactions sont sur le point d'être importées. Assurez-vous de vérifier que les montants sont corrects (surtout que les dépôts et les retraits sont dans les bonnes colonnes).

Si vous avez besoin d'importer seulement une période précise de cette déclaration, ouvrez la section « Avancé » pour préciser votre plage de dates.

Vous pouvez cliquer sur chaque transaction individuelle et faire défiler vers le bas de l'écran pour apporter des changements aux transactions avant d'actualiser.

Les transactions ne seront pas entièrement importées réellement dans votre base de données tant que vous n’aurez pas cliqué sur le bouton « Valider ».

 

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