La fonctionnalité Dépenses de OneUp fait partie des plus utilisées de l’application. Elle permet à la fois d’ajouter les justificatifs de vos transactions quotidiennes au comptant, de saisir des factures à régler sous quelques semaines dans le menu « Factures fournisseur » et de synchroniser vos transactions bancaires.

Suivi des justificatifs avec l’intelligence artificielle

Beaucoup d’utilisateurs utilisent la fonctionnalité Dépenses pour enregistrer leurs transactions quotidiennes au comptant. Nous savons tous comment ça marche : vous invitez un client à déjeuner, ou bien vous achetez quelque chose pour la société, et vous réglez en comptant. Vous devez bien entendu conserver le justificatif. Nous avons donc intégré les dernières avancées technologiques en matière d’OCR, d’intelligence artificielle et de machine learning pour réduire les besoins en saisie manuelle. Une fois l’image de votre justificatif ajoutée à OneUp, sa technologie de vision artificielle en tirera le plus d’informations possible. Des données tels que le montant, devise, date ou encore le taux de TVA seront renseignées automatiquement !

Pour ajouter votre justificatif, déposez-le dans la liste de dépenses 

Glissez-déposez tout simplement une image de votre justificatif dans la liste Dépenses et OneUp se chargera du reste. Vous pouvez aussi ouvrir OneUp avec votre appareil mobile et prendre une photo. Confirmez les informations pré-remplies en jaune et ajoutez plus de données si besoin. Le suivi de vos justificatifs n’a jamais été aussi simple !

Pour plus d'informations, lisez l'article Notes de frais

Les informations détectées par OneUp sont en jaune

Suivi des factures fournisseurs

Vous pouvez tout aussi facilement effectuer le suivi de vos factures fournisseurs grâce à la fonctionnalité Dépenses. Saisissez votre facture fournisseur puis Ajoutez le PDF à OneUp pour garder la trace de votre facture. Assurez- vous d’avoir renseigné l’échéance de paiement OneUp vous informera lorsque vous vous rapprochez de la date limite.

 

 

Le formulaire "Créer une nouvelle dépense"

Les Catégories

L’un des aspects les plus difficiles de la saisie des dépenses est leur catégorisation. Voici donc les catégories OneUp. Plus de 100 catégories utiles vous aideront à saisir vos dépenses et vous préparer à la période fiscale.

Si les catégories proposées ne suffisent pas, vous avez la possibilité de créer des catégories personnalisées et les comptabiliser comme que vous le souhaitez. Vous désirez ajouter plusieurs catégories ? Il est possible d’ajouter les catégories depuis votre solution antérieure à votre compte OneUp.

Pour en savoir plus, découvrez notre Guide des catégories

 

Sélecteur « Payé à » 

Vous pouvez sélectionner un fournisseur, client ou employé lorsque vous renseignez le destinataire

Le sélecteur combiné « Payé à » vous permet de renseigner un type de destinataire et d’effectuer une recherche dans l’intégralité de votre compte. Vous avez aussi la possibilité de laisser ce champ vide si l’information en question n’est pas requise, dans le cas par exemple d’un destinataire ponctuel.

Vous avez par la même occasion la possibilité de créer directement de nouveaux Fournisseurs ou Clients à partir du sélecteur « Payé à ».

 

Sélecteur Dépense simple/multi-lignes

 

Pour créer une dépense multi-ligne, ajoutez une ligne

 

Les Dépenses fraichement créées contiennent une ligne de dépense, à laquelle vous avez la possibilité d'ajouter autant de lignes de dépense que vous le souhaitez. 

 

Champs TVA

(Cette modification concerne uniquement les individus/entreprises assujetties à la TVA)

 

Vous avez toujours la possibilité de renseigner un montant HT ou avec TVA des façons suivantes : 

- après avoir tapé le montant HT, sélectionnez le taux avant de visionner le montant avec TVA, ou alors

- Tapez directement le montant avec TVA.

Notes

Le champ Notes figure dans les lignes de dépense.

La colonne « Notes » dans le formulaire Dépenses

 

 

 

Sélecteur Impayée/Payée

Un sélecteur Impayée/Payée (comme celui qui figure sur les factures) vous permet d’indiquer de manière claire si la dépense a été payée, ou si le règlement sera effectué plus tard.

Le sélecteur Impayée/Payée et sélecteur de banque

 

OneUp vous demandera la banque et le numéro chèque que lors du règlement.